Schutz vor Scheinselbstständigkeit: Reform für den Einsatz von Freelancern geplant

Neue Kategorie der „Selbstständigkeit“ soll Statusfeststellung vereinfachen – Unternehmen sollten Verträge und Prozesse frühzeitig überprüfen

Hochqualifizierte Freelancer schließen in vielen Unternehmen Personalengpässe, bringen spezialisiertes Fachwissen ein und ermöglichen flexible Projektstrukturen. Gleichzeitig gehört das Risiko einer späteren Einstufung als Scheinselbstständigkeit seit Jahren zu den größten rechtlichen Unsicherheiten beim Einsatz von Fremdpersonal.

Mit der geplanten Einführung einer sogenannten „neuen Selbstständigkeit“ soll mehr Rechtssicherheit geschaffen werden. Der vorgelegte Gesetzentwurf sieht hierfür eine zusätzliche Möglichkeit vor, den Status von Selbstständigen rechtssicherer einzuordnen. Gleichzeitig kommen auf Unternehmen und Selbstständige neue Anforderungen zu – insbesondere durch eine geplante Rentenversicherungspflicht.

Scheinselbstständigkeit: Bisherige Abgrenzung sorgt für Unsicherheit

Ob eine Person selbstständig tätig oder abhängig beschäftigt ist, wird bislang insbesondere danach beurteilt, ob sie Weisungen des Auftraggebers unterliegt und in dessen Arbeitsorganisation eingegliedert ist.

Diese Kriterien lassen sich bei modernen Arbeitsformen jedoch nicht immer eindeutig anwenden. Projektbezogene Zusammenarbeit, Remote Work und agile Organisationsstrukturen können dazu führen, dass die Abgrenzung zwischen selbstständiger Tätigkeit und Beschäftigung schwieriger wird.

Für Unternehmen besteht dadurch das Risiko, dass eine Zusammenarbeit mit Freelancern Jahre später – beispielsweise im Rahmen einer Betriebsprüfung – anders bewertet wird als ursprünglich angenommen. Eine nachträgliche Einstufung als sozialversicherungspflichtiges Beschäftigungsverhältnis kann erhebliche Nachforderungen von Sozialversicherungsbeiträgen zur Folge haben.

Die geplante „neue Selbstständigkeit“

Der Gesetzentwurf sieht eine zusätzliche Kategorie der „neuen Selbstständigkeit“ vor. Diese soll jedoch nicht automatisch greifen. Vielmehr müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein.

Vorausgesetzt werden unter anderem:

• ein übereinstimmender Wille von Auftraggeber und Auftragnehmer, eine selbstständige Tätigkeit zu vereinbaren,
• ein unternehmerisches Auftreten des Auftragnehmers,
• ein vertraglich eingeräumtes Vertretungsrecht sowie
• mindestens zwei weitere Merkmale, beispielsweise:
  • ein eigenes Unternehmerrisiko,
  • mehrere Auftraggeber,
  • unternehmertypische Aufwendungen oder
  • ein eigener Marktauftritt.

Darüber hinaus darf in den sechs Monaten vor Beginn der Tätigkeit kein Arbeitsverhältnis mit demselben Auftraggeber oder einem mit ihm verbundenen Konzernunternehmen bestanden haben.

Sind die Voraussetzungen erfüllt, sollen die bislang häufig entscheidenden Kriterien der Weisungsgebundenheit und Eingliederung in die Arbeitsorganisation keine Rolle mehr spielen.

Damit könnte das Risiko einer späteren Einstufung als Scheinselbstständigkeit deutlich reduziert werden. Wichtig ist jedoch: Die „neue Selbstständigkeit“ soll das bestehende Recht nicht ersetzen, sondern als freiwillig nutzbare Alternative ergänzen.

Rentenversicherungspflicht für die neue Selbstständigkeit

Mit der geplanten Neuregelung sind jedoch auch neue Pflichten verbunden. Insbesondere soll das Vertragsverhältnis künftig rentenversicherungspflichtig sein.

Für Auftraggeber bedeutet dies zusätzliche administrative Anforderungen. Sie sollen unter anderem die Vergütung an die Deutsche Rentenversicherung melden, den Rentenversicherungsbeitrag berechnen und diesen an die zuständige Einzugsstelle abführen.

Grundsätzlich soll dabei eine Bemessungsgrundlage von 90 Prozent der vereinbarten Vergütung zugrunde gelegt werden. Die verbleibenden zehn Prozent werden pauschal als Betriebsausgaben berücksichtigt.

Die Beiträge trägt grundsätzlich der Auftragnehmer. Die Abführung soll jedoch durch den Auftraggeber erfolgen.

Was bedeutet die Reform für Unternehmen?

Die geplante Neuregelung kann Unternehmen mehr Rechtssicherheit beim Einsatz von Freelancern bieten. Gleichzeitig entstehen neue organisatorische und administrative Anforderungen.

Unternehmen sollten daher insbesondere folgende Bereiche frühzeitig überprüfen:

• Vertragsgestaltung: Bestehende Vertragsmuster und neue Freelancer-Verträge sollten auf die Voraussetzungen der geplanten neuen Selbstständigkeit ausgerichtet werden.
• Statusprüfung: Es sollte geprüft werden, bei welchen Tätigkeiten die Voraussetzungen der neuen Selbstständigkeit künftig erfüllt sein könnten.
• Meldeprozesse: Die erforderlichen Prozesse für die Meldung und Abführung der Rentenversicherungsbeiträge sollten frühzeitig vorbereitet werden.
• Interne Abläufe: Personalabteilung, Buchhaltung und Lohnabrechnung müssen auf die neuen Anforderungen vorbereitet werden.
• Honorarvereinbarungen: Die geplante Rentenversicherungspflicht sollte bei zukünftigen Honorarvereinbarungen berücksichtigt werden.

Gerade die Schnittstellen zwischen Vertragsgestaltung, Personalwesen, Lohnabrechnung und Steuerberatung gewinnen damit an Bedeutung.

Was sollten Selbstständige beachten?

Auch für Freelancer und andere Selbstständige kann die geplante Neuregelung erhebliche Auswirkungen haben. Die Rentenversicherungspflicht kann die wirtschaftlichen Rahmenbedingungen einer Tätigkeit verändern.

Insbesondere sollte geprüft werden, welche Voraussetzungen für die „neue Selbstständigkeit“ erfüllt sind und welche Auswirkungen die geplante Beitragspflicht auf die jeweilige Vergütung hat.

Für Selbstständige kann sich daher bereits bei der Gestaltung neuer Verträge die Frage stellen, wie die zusätzlichen Kosten berücksichtigt werden und welche vertraglichen Regelungen sinnvoll sind.

Jetzt die Weichen für 2028 stellen

Nach dem derzeitigen Gesetzentwurf soll die Reform zum 1. Januar 2028 in Kraft treten. Unternehmen soll damit ausreichend Zeit für die technische und organisatorische Umsetzung gegeben werden.

Auch wenn noch nicht feststeht, ob die Reform in der derzeit vorliegenden Form beschlossen wird, bietet sich die verbleibende Zeit an, um bestehende Strukturen zu überprüfen.

Unternehmen sollten insbesondere ihre bestehenden Vertragsmuster analysieren, mögliche Anwendungsfälle der neuen Selbstständigkeit identifizieren und die Auswirkungen der geplanten Rentenversicherungspflicht auf ihre Zusammenarbeit mit Freelancern prüfen.

Unsere Rechtsberatung unterstützt Unternehmen bei der rechtlichen Einordnung und Gestaltung von Verträgen mit Freelancern und begleitet die Vorbereitung auf die geplanten Neuregelungen. Gemeinsam mit unserer Steuerberatung können zudem die steuerlichen und organisatorischen Auswirkungen der geplanten Rentenversicherungspflicht betrachtet werden.

Fazit

Die geplante Reform könnte einen wichtigen Schritt zu mehr Rechtssicherheit beim Einsatz von Freelancern darstellen. Gleichzeitig bringt die neue Selbstständigkeit zusätzliche Voraussetzungen und administrative Pflichten mit sich.

Insbesondere die geplante Rentenversicherungspflicht könnte die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Selbstständigen spürbar verändern. Für Unternehmen stellt sich daher bereits heute die Frage, welche Verträge und Prozesse künftig angepasst werden müssen und welche Auswirkungen die Neuregelung auf die Kosten des Fremdpersonaleinsatzes hat.

Da der Gesetzentwurf noch nicht endgültig beschlossen ist, bleiben die weiteren Entwicklungen abzuwarten. Unternehmen und Selbstständige sollten die geplanten Änderungen dennoch frühzeitig im Blick behalten und die notwendigen Weichen stellen.