eAU Pflicht für Arbeitgeber
Ab 1. Januar 2023 Pflicht: die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
Die digitale Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, die die Papierform ersetzen soll, war aufgrund der Pandemie mehrmals verschoben worden. Nun wird das Verfahren zum elektronischen Abruf der Arbeitsunfähigkeit (eAU) zum 01.01.2023 verpflichtend.
Wenn ein Arbeitnehmer länger als drei Kalendertage arbeitsunfähig erkrankt ist, muss er eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung spätestens am darauffolgenden Arbeitstag einreichen und dem Arbeitgeber unverzüglich die voraussichtliche Dauer mitteilen (§ 5 Abs. 1 S. 1, 2 EFZG). Mit der eAU entfällt diese Pflicht zur Vorlage einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung zwar nicht, jedoch müssen gesetzlich krankenversicherte Beschäftigte jetzt nicht mehr selbst die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorlegen. Doch die Krankenkassen übertragen sie nicht automatisch. Sie muss vom Arbeitgeber für jeden Mitarbeitenden aktiv angefordert werden.
Dies kann beispielsweise mit sv.net über das Formular ‚Anforderung von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen‘ durchgeführt werden. Alternativ bieten auch viele Zeiterfassungssysteme die technische Möglichkeit, die eAU abzurufen. Auskünfte kann der jeweilige Softwareanbieter geben.
Zum Ablauf: Der Arzt übermittelt die Daten zur Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung elektronisch an die Krankenkasse. Nach der Prüfung informiert die Kasse elektronisch darüber, dass die Rückmeldung abrufbar ist. Versicherte erhalten auf Wunsch ihre Ausfertigung digital oder von ihrem Arzt als Ausdruck.
Es empfiehlt sich, die Beschäftigten entsprechend zu informieren, da die Umstellung auf die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung noch nicht überall bekannt sein dürfte. Einer Ergänzung oder Änderung eines bestehenden Arbeitsvertrags bedarf es grundsätzlich nicht. Der allgemeine Hinweis, zum Beispiel durch einen betriebsüblichen Aushang oder eine Anlage zur nächsten Entgeltabrechnung, reiche vollkommen aus. Sollten Arbeitsverträge unvereinbare Regelungen mit den neuen gesetzlichen Regelungen enthalten empfiehlt es sich dennoch diese auf Ihre Wirksamkeit hin zu überprüfen und ggf. anzupassen.
Hinweis für Unternehmen: Der Arbeitgeber muss die AU-Zeiten seiner Steuerberatungskanzlei nach erfolgreicher Bestätigung zeitnah wie bisher auch mitteilen, damit sie in der Entgeltabrechnung Berücksichtigung finden. Für Unternehmen, bei denen eine Umlagepflicht zur U1 besteht, können nur nach Mitteilung der Arbeitsunfähigkeitszeiten die entsprechenden Erstattungsanträge gestellt werden.