Steuerliche Begünstigungen von Betriebsveranstaltungen

Die besinnlichste Zeit des Jahres steht vor der Tür und mit ihr eine wesentliche Tradition in vielen Unternehmen – die Weihnachtsfeier. Sie ist nicht nur eine Gelegenheit, das Jahr gemeinsam ausklingen zu lassen und den Teamgeist unter den Mitarbeitern zu stärken, sondern betrifft auch eine Reihe von steuerlichen Aspekten. Alle Zuwendungen von Arbeitgebern, welche sich aus dem Arbeitsverhältnis heraus ergibt, zählen grundsätzlich zum steuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn. Beachtet der Arbeitgeber jedoch ein paar Spielregeln, wird die Weihnachtsfeier nicht nur ein Jahreshighlight, sondern bleibt für den Arbeitnehmer steuer- und sozialversicherungsfrei.

A. Wann ist eine Weihnachtsfeier steuerlich begünstigt?

Eine Weihnachtsfeier stellt eine steuerlich begünstigte Betriebsveranstaltung dar, wenn 3 Kriterien erfüllt sind:

• Die Weihnachtsfeier muss den steuerlichen Begriff der Betriebsveranstaltung erfüllen.
• Die Kosten der Weihnachtsfeier dürfen nicht mehr als 110 EUR brutto pro teilnehmenden Arbeitnehmer betragen.
• Pro Jahr und Arbeitnehmer dürfen max. 2 begünstigte Veranstaltungen durchgeführt werden.

I. Wann erfüllt eine Weihnachtsfeier den steuerlichen Begriff der Betriebsveranstaltung?

Nach der gesetzlichen Definition liegt eine Betriebsveranstaltung vor, wenn arbeitgeberseitig eine Veranstaltung mit geselligem Charakter durchgeführt wird, an der überwiegend die eigenen Arbeitnehmer teilnehmen (§ 19 Abs. 1 Nr. 1a Satz 1 EStG). Diese Veranstaltung muss zumindest einen Bestandteil mit gesellschaftlichem Charakter aufweisen, z. B. ein gemeinsames Essen, ein Umtrunk o. Ä. So wäre die klassische Weihnachtsfeier (gemeinsamer Restaurantbesuch mit anschließendem Umtrunk) als klassische Betriebsveranstaltung zu sehen.

Darüber hinaus muss die Teilnahme an der Weihnachtsfeier allen Arbeitnehmern offenstehen. Einzelne Arbeitnehmer dürfen weder bevorzugt noch ausgeschlossen werden. Die Voraussetzung ist jedoch auch erfüllt, wenn allen Mitarbeiter einer bestimmten Abteilung oder einer Betriebsstätte die Teilnahme an einer Weihnachtsfeier ermöglicht wird.

II. Wie hoch dürfen die Gesamtkosten einer Weihnachtsfeier sein?

Die Weihnachtsfeier ist steuerlich begünstigt, wenn sie einen (Frei-)Betrag von 110 EUR brutto pro teilnehmenden Mitarbeiter nicht überschreitet. Zunächst ist somit der Brutto-Gesamtaufwand der Weihnachtsfeier zu berechnen und anschließend auf die teilnehmenden Personen aufzuteilen (Pro-Kopf-Aufteilung). In die Ermittlung des Gesamtaufwandes sind alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer einzubeziehen. Sollten Weihnachtsgeschenke auf der Weihnachtsfeier überreicht werden, sind diese Kosten mit in den 110-Euro-Freibetrag einzubeziehen.

III. Wie oft darf der Freibetrag von 110 EUR im Jahr ausgeschöpft werden?

Der steuer- und sozialversicherungsfreie Betrag von 110 EUR bezieht sich auf maximal zwei Veranstaltungen im Jahr pro Arbeitnehmer. Wird der 110-EUR-Freibetrag nicht überschritten, sind Zuwendungen lohnsteuerfrei. Sollte ein Arbeitnehmer an drei Veranstaltungen im Jahr teilnehmen oder die 110 EUR Grenze überschritten werden, tritt für die dritte Veranstaltung oder den übersteigenden Betrag Lohnsteuerpflicht für den jeweiligen Arbeitnehmer ein.

III. Praxistipp für die Personalbuchhaltung

Da es auf jeden einzelnen Arbeitnehmer ankommt, sollte um in Fällen einer späteren Lohnsteuer-Außenprüfung die Anzahl der Teilnehmer an der Betriebsveranstaltung nachgewiesen werden. Dazu empfiehlt es sich Listen der Teilnehmer und Anmeldungen zu erstellen und diese als Beleg zum Lohnkonto zu nehmen.>

B. Zusammenfassend:

Eine steuerbegünstige Weihnachtsfeier liegt somit nur vor, wenn sie dazu dient, dass sich die Mitarbeiter des Unternehmens oder eines Betriebsteils kennen lernen, die sozialen Kontakte verbessern und dadurch dem Betriebsklima und der Zusammenarbeit dient. Diese bleibt für den Arbeitnehmer steuer- und beitragsfrei, wenn er pro Jahr an maximal 2 Veranstaltungen teilnimmt und die Gesamtkosten pro Teilnehmer 110 EUR nicht übersteigen.